21 Dicas Práticas de Gestão do Tempo

Compartilhar no email
Compartilhar no twitter
Compartilhar no facebook
Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no telegram
Compartilhar no linkedin

A gestão do tempo é um desses problemas que todos enfrentamos, mas (ironicamente) não temos tempo para resolver.

Entretanto, como Benjamin Franklin disse uma vez: o tempo é como dinheiro. Sem ser gerenciado corretamente, como você sabe para onde está indo?

Infelizmente, como o tempo passa parece que está completamente fora de nosso controle. E em alguns níveis isso é verdade. Não há como pará-lo andando para frente.

No entanto, quando aprendemos a gerenciar adequadamente nosso tempo, recuperamos um pouco de controle.

A gestão do tempo é um tópico complexo que engloba tudo, desde aumentar a produtividade até equilibrar a vida útil do trabalho, evitar o desgaste, construir bons hábitos e estabelecer metas de longo prazo.

Embora tenhamos escrito bastante sobre cada um desses tópicos, este post é focado em apenas as melhores dicas de programação, priorização e gerenciamento de tempo que descobrimos de empreendedores, gerentes e fundadores.

O tempo é como dinheiro. Sem ser gerenciado corretamente, como você sabe para onde está indo? – Benjamin Franklin

21 Dicas de gestão do tempo para dias mais produtivos

Entenda como está usando seu tempo

Priorize o trabalho importante (e delegando o restante)

Faça uma programação diária eficiente

Use a localização em sua vantagem

Proteja seu tempo

O gerenciamento de tempo é um campo em evolução e as pessoas inteligentes estão sempre encontrando maneiras melhores de controlar seus dias. Estaremos atualizando esta postagem enquanto aprendemos mais sobre as melhores formas de gerenciar nosso tempo.

Por que a gestão de tempo é importante?

Gestão do tempo - tempo é precioso

A média de vida humana consiste em cerca de 4.000 semanas. Parece um grande número. Mas quando você considera quantos desses dias são gastos na escola ou descansando ou dormindo, isso cria uma imagem diferente.

Como Steve Jobs, fundador da Apple, escreveu:

“É muito claro que o tempo é o recurso mais precioso que temos.”

Com um tempo limitado para realizar nosso trabalho mais significativo, é natural sentir um certo nível de ansiedade. Mas a gestão do tempo não é para reprimir o medo de perder tempo. É sobre entender os benefícios de longo alcance de usar nosso tempo com sabedoria.

Quando gerenciamos nosso tempo adequadamente, nós:

  • Somos mais produtivo no trabalho. O que significa ter um melhor equilíbrio entre vida profissional e mais oportunidades de promoção.
  • Somos menos vulneráveis ​​ao estresse. Isso significa que somos mais felizes, mais saudáveis ​​e menos propensos a sofrer de síndrome de burnout.
  • Aprendemos mais rápido e conseguimos ver retornos gradativos no tempo que gastamos em habilidades que são importantes para nós.
  • Temos mais consciência do tempo que gastamos em atividades improdutivas.
  • Podemos usar mais tempo em um trabalho significativo e nos conectar com um propósito maior.

Com o tamanho da importância que é a gestão do tempo, podemos realmente continuar deixando isso de lado?

21 Dicas de gestão do tempo para mantê-lo no caminho certo durante todo o dia

Não podemos controlar o tempo. Mas podemos aprender estratégias para nos ajudar a aproveitar ao máximo o tempo que temos. Veja algumas das dicas de gerenciamento de tempo mais eficientes que aprendemos e implementamos.

Seja realista sobre quanto trabalho realmente é feito em um dia

A forma mais simples de gestão do tempo é programar o que e quando no que você vai trabalhar. Então, o que você faz? Você abre seu calendário e começa a conectar as tarefas que caberão em seu dia de trabalho de 8 horas.

É simples, mas infelizmente há uma falha nessa abordagem.

Mesmo que você possa estar no trabalho por mais de 8 horas, a quantidade de tempo gasto trabalhando produtivamente é consideravelmente menor.

Quanto menos?

Uma pesquisa de estudos sobre as figuras mais criativas do mundo e cientistas publicados descobriu que os funcionários mais produtivos (com base na entrega) trabalhavam menos que seus pares.

Um estudo em particular, descobriu que os cientistas que trabalharam 10-20 horas por semana publicaram mais artigos do que seus colegas que passaram mais de 35 horas em seu escritório.

Embora possamos pensar no tempo como um recurso que simplesmente precisamos cada vez mais, mais tempo não significa mais tempo produtivo.

Como fundador do Basecamp, David Heinemeier Hansson, escreveu:

“Planeje apenas de 4 a 5 horas de trabalho real por dia”.

Quando começar a pensar em gestão do tempo, seja realista sobre quanto trabalho realmente é feito em um dia.

Tente limitar-se a 3 ou 5 tarefas apenas. Ou, tente dar uma gordura de tempo de 25% em quanto tempo você acha que uma tarefa vai demorar. O primeiro passo para uma melhor gestão do tempo é ser honesto e consciente da sua capacidade de gastar tempo de forma produtiva. Mais tempo gasto trabalhando não é igual a melhores resultados.

Descubra onde você está perdendo seu tempo

É muito fácil cair em uma tocaia do Facebook ou do YouTube e não perceber as horas passando.

Uma pesquisa recente mostrou que o Brasil é o pior país quando se trata de tempo gasto nas mídias sociais. A nossa média é 60% maior do que a do resto do planeta.

Agora, a solução aqui não é simplesmente dizer que não vou nas redes sociais. Todos nós temos pouca força de vontade e combatemos constantemente nossos maus hábitos, não criamos mudanças. Em vez disso, o primeiro passo é entender onde você está perdendo tempo.

Uma solução é usar uma ferramenta como o RescueTime, que monitora o uso do seu computador em segundo plano, dando uma ideia de como você gasta o seu dia.

Quando a escritora Danielle A. Vincent estava tentando terminar seu primeiro livro, ela continuava perdendo prazos. Assim, ela decidiu começar a rastrear seu tempo com o RescueTime para ver onde seu tempo estava indo.

Um mês depois, ela descobriu que 25% de seu tempo (mais de 40 horas por mês!) Estava indo para o Facebook.

Munida dessa informação, Danielle fez alterações em quando e como ela acessa a mídia social e terminou seu livro. Mas a chave foi primeiro entender onde seu tempo estava indo.

Quanto mais você entender como atualmente gasta o seu tempo, mais impactantes serão os seus esforços de gestão do tempo.

Defina metas diárias e alertas de como você está gastando seu tempo

Depois de ter uma visão geral de como seu tempo está sendo gasto, você pode começar a fazer alterações em uma base diária. Mais uma vez, você precisa de ajuda para se certificar de que não está gastando tempo de maneira improdutiva.

Nesse RescueTime, por exemplo, você pode configurar Alertas para informar quando tiver passado muito tempo no trabalho que marcou como distração. Como alternativa, os alertas também podem informar quando você atinge um marco produtivo.

Este é um dos meus alertas quando passei menos de 50 minutos vendo e-mails:
gestão do tempo - rescue time

Fora de aplicativos como o RescueTime, existem outras maneiras de definir e acompanhar as metas diárias.

Um método que acho útil é dividir meu dia de trabalho em partes de 50 minutos com um intervalo de 10 minutos entre cada um. Se isso soa familiar, é porque é uma versão da popular técnica Pomodoro.

Eu, então, acompanho cada um desses pedaços na minha lista de tarefas diárias, marcando quantos foram necessários para concluir uma tarefa. Desta forma, no final do dia, tenho feedback em tempo real sobre quanto tempo as tarefas me custaram e onde eu poderia estar perdendo tempo.

Construa uma rotina matinal que lhe dê impulso

A gestão do tempo começa a partir do momento em que você acorda. E com a rotina matinal certa, você pode se preparar para um dia de trabalho produtivo e significativo.

Uma rotina matinal dá a você a chance de começar com um momento positivo que o levará pelo resto do dia. Também permite definir suas prioridades e foco.

Embora cada rotina deva ser personalizada individualmente, existem algumas qualidades-chave que você deve tentar atingir:

  • Supere a inércia do sono ignorando o botão soneca e começando sua manhã com atividade e emoção.
  • Limpe sua mente registrando ou escrevendo sua lista diária de tarefas
  • Defina o tom do seu dia com algo positivo, como telefonar a um amigo, verificar o seu feed do Instagram (se isso faz você se sentir bem) ou ler algo que você goste
  • Defina ações para um objetivo significativo, como trabalhar em um projeto pessoal

Isso pode soar como muito para fazer logo de manhã, mas fazer o trabalho pesado desde cedo ajudará a mantê-lo concentrado ao longo do dia. Você pode até adicionar sua rotina matinal na sua programação, como o designer Luiz faz:

gestão do tempo - Luiz

Somos fortes crentes na importância das rotinas matinais. Para ler mais sobre como criar a sua própria rotina, confira este post e baixe nosso modelo gratuito de rotinas matinais.

Desista da multitarefa

Quando você tem um milhão de tarefas em sua lista de tarefas e tempo limitado para fazer todas elas, é fácil começar a ser multitarefa.

No entanto, estudos mostraram que é realmente impossível que os humanos se concentrem em mais de uma tarefa por vez. Em vez disso, o que nós pensamos como multitarefa é realmente apenas o seu cérebro rapidamente mudando de um lado para o outro sem fazer nada direito.

Então qual é o problema? Bem, de acordo com a pesquisa do NY Times, pode levar até 25 minutos apenas para recuperar o foco depois de se distrair.

Nossos cérebros aprendem fazendo, o que significa que toda vez que você acessa seu telefone enquanto está em uma reunião ou abre o Facebook enquanto verifica os e-mails, está ensinando que os comportamentos perturbadores são aceitáveis.

Para gerenciar nosso tempo corretamente, precisamos reverter esse comportamento fazendo uma coisa de cada vez.

Quando você se pegar perdendo o foco, pare e anote o que você está pensando antes de retornar à tarefa em mãos. Às vezes, simplesmente reconhecer a distração é suficiente para voltar seu controle sobre você.

Priorizando o trabalho que importa (e delegando o restante)

Agora que sabemos onde está nosso tempo, é hora de decidir no que devemos (e não devemos) gastar nosso tempo.

Separe o urgente do importante no trabalho

Apesar de seus melhores esforços para planejar seu dia, as tarefas sempre serão jogadas em você no último minuto. Mesmo que seja tentador adicioná-los à sua lista de tarefas, isso pode fazer com que seu dia fique fora de controle rapidamente.

Em vez disso, precisamos ser capazes de reconhecer e separar as tarefas “urgentes” das “importantes”.

Uma solução vem do ex-presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, que propôs uma matriz simples para categorizar suas tarefas.

Veja um modelo muito básico de como isso pode ser:

Na Matriz Eisenhower, cada tarefa cai em um segmento diferente:

Importante e urgente:

Essas tarefas são esperadas ou inesperadas. Se você está esperando uma tarefa importante e urgente, planeje com antecedência para evitar o estresse e a síndrome de esgotamento potencial que podem advir de lidar com muitos deles.

Importante e não urgente:

São tarefas que ajudam você a alcançar suas metas pessoais ou profissionais, mas não são oportunas. É fácil não reservar tempo para isso, mesmo que sejam os mais importantes quando se trata de encontrar uma carreira significativa.

Não é importante, mas é urgente:

Essas são as distrações que impedem que você faça um bom trabalho. Tente delegar ou reprogramar o maior número possível deles.

Não é importante e não é urgente:

Em outras palavras, se sua agenda está repleta de tarefas não importantes e não urgentes, você está fazendo algo errado. Largue isso o máximo possível.

Ao classificar seu trabalho dessa maneira, você pode começar a priorizar seu tempo e mapear um cronograma que permita fazer mais do trabalho importante e menos do que não é importante.

Priorize impiedosamente com uma lista de “evitar a todo o custo”

Para muitos de nós, é mais fácil acumular mais trabalho do que delegar tarefas. Mas, para gerir adequadamente o seu tempo, você precisa saber em que gastar seu tempo e também no que não.

Embora existam muitas maneiras de priorizar sua carga de trabalho, uma forma especialmente eficaz vem do bilionário investidor Warren Buffett.

De acordo com uma história do piloto pessoal de Buffett, o bilionário usa um processo simples de três etapas para priorizar o trabalho:

  • Etapa 1: Anote seus 25 principais objetivos em um único pedaço de papel.
  • Etapa 2: Circule apenas suas cinco principais opções.
  • Etapa 3: coloque os cinco primeiros em uma lista e os 20 restantes em uma segunda lista.

Parece simples. Mas aqui é onde a estratégia se torna interessante.

Depois que o piloto terminou de escrever seus objetivos, ele concordou em focar nos cinco primeiros que circulou e disse que iria trabalhar nos 20 restantes quando tivesse tempo. Para o qual Buffett respondeu:

“Não. Você entendeu errado, Mike. Tudo o que você não circulou acabou de se tornar sua lista “Evitar a todo custo”. Não importa o que SEJA, essas coisas não recebem SUA atenção até que você tenha conseguido o seu top 5.”

Apesar de serem “boas” opções a serem seguidas, Buffett reconheceu que qualquer coisa na nossa segunda lista não passa de uma distração.

Todo comportamento e escolha que fazemos tem um custo. Constantemente decidir trabalhar na sua primeira lista versus a segunda tira tempo que poderia ser gasto de uma maneira mais significativa.

Quando você olha para a sua lista de tarefas diárias ou semanais, pergunte quais são as cinco principais e o que deve ser evitado a todo custo? Depois de saber disso, é hora de delegar o restante.

Use a regra 30X para começar a delegar mais tarefas

A priorização e a delegação são essenciais para garantir que você está fazendo um trabalho significativo, não apenas passando tempo. Como autor John C. Maxwell diz:

“Se algo pode ser feito 80% também por outra pessoa, delegue!”

Um estudo recente feito por Julian Birkinshaw, da London School of Business, descobriu que a maioria das pessoas que trabalham com conhecimento gasta em média 41% do tempo em trabalhos que poderiam facilmente passar para os outros.

A questão é que, embora estejamos conscientes de que poderíamos deixar o trabalho, a ideia de treinar alguém para fazer isso é assustadora.

Em seu livro Procrastinate on Purpose, o autor Rory Vaden explica como este é um argumento falso. Em vez disso, ele propõe que nos dediquemos 30 vezes o tempo que levamos para concluir uma tarefa para treinar alguém para fazê-lo.

Veja um exemplo: se você tiver uma tarefa que leve 5 minutos por dia para fazer, gaste 30 vezes esse tempo (até 150 minutos) para treinar outra pessoa para fazer isso. Isso pode parecer um grande desperdício de tempo, mas multiplique 5 minutos por dia nos 250 dias de trabalho anuais, e você passaria 1250 minutos nessa tarefa.

Tomando o tempo para delegar e treinar alguém lhe dá um ganho líquido de 1100 minutos por ano. Ou, como Vaden coloca em seu livro, um aumento de 733% no ROTI (retorno sobre o tempo investido).

Gerenciar seu tempo não é apenas sobre hoje, é sobre a configuração de sistemas e processos que trarão mais tempo no futuro.

Traga o “não” de volta ao seu vocabulário

Há um ditado famoso que fala que toda vez que você diz não, você está dizendo sim para outra coisa. Isto é especialmente verdadeiro quando se trata de gestão do tempo.

Em vez de dizer “sim” a essa reunião, projeto, nova tarefa ou até mesmo sair à noite, precisamos estar certos em dizer “não”. Mas isso não é fácil. Somos criaturas sociais. Nós ansiamos por aceitação e gratidão, e dizer sim é uma das maneiras mais fáceis de conseguir isso.

Uma maneira de superar o medo de dizer “não” é usar “a Técnica da Recusa”.

Em um artigo recente do Journal of Consumer Research, os pesquisadores Patrick e Henrik Hagtvedt descobriram que dizer “eu não” algo, ao contrário de “não posso” permite que os participantes se afastem de compromissos indesejados com muito mais facilidade.

Embora “não posso” soe como um assunto em debate, “eu não” significa que você tem regras rígidas definidas.

Faça uma programação eficiente do seu dia

Agora é hora de começar a conectar esse trabalho a um cronograma. Mas, como você deve definir isso? Aqui estão algumas dicas úteis sobre como usar sua programação para gerenciar o tempo de forma eficaz.

Defina horários, não prazos

Apesar de a palavra “tempo” estar correta em “gestão do tempo”, é fácil ignorar o aspecto temporal na hora de se programar. O que quero dizer é que nos concentramos em nossa lista de tarefas e prazos, em vez de criar um cronograma repetível para o qual possamos trabalhar.

Como o escritor James Clear explica:

“Em vez de dar a si mesmo um prazo para atingir um determinado objetivo (e depois sentir-se um fracasso se você não conseguir), você deve escolher um objetivo que seja importante para você e então definir um cronograma para trabalhar consistentemente. “

Tudo isso volta à ideia de ser realista sobre o que você pode fazer em um dia.

A gestão do tempo significa fazer o máximo com o tempo que temos. Trabalhar com um cronograma ao invés de um prazo garante que nos aproximemos um pouco mais do nosso objetivo a cada dia.

Programar em torno do tempo, não tarefas

Se os seus dias forem gastos com itens de lista de tarefas massivas ou abertas demais, é mais do que provável que você gaste muito tempo em uma única tarefa.

Como gestor, eu posso colocar algo tão simples como “finalizar o processo de recrutamento da função X” na minha lista de tarefas e ter meu dia reservado só para isso. Mas isso significa que eu só coloquei um item? Claro que não. Em vez disso, tenho vários itens em uma lista que todos podem levar um dia inteiro para fazer.

Claramente isso é um problema. Mesmo se você passar um dia muito produtivo trabalhando em uma tarefa, se tiver dito concluirá cinco tarefas semelhantes.

Felizmente, existem duas soluções fáceis para o erro de gestão de tempo.

Primeiro, pegue tarefas grandes e divida-as em sessões cronometradas. Por exemplo, em vez de colocar “terminar processo de recrutamento” em sua programação, você se comprometeria com dois blocos de trabalho de 50 minutos.

De acordo com Peter Bregman, autor deFour Seconds: All the Time You Need to Replace Counter-Productive Habits with Ones that Really Work, (só encontrado em inglês ou espanhol) isso funciona porque os compromissos com o tempo são mais concretos:

“Um calendário é finito; Há apenas um certo número de horas por dia. Esse fato se torna claro no instante em que tentamos espremer um número irrealista de coisas em um espaço finito”.

Uma pessoa que programa seu dia dessa maneira é o fundador da Tesla e SpaceX, Elon Musk.

Apesar de trabalhar mais de 80 horas por semana, o famoso Musk reparte todos os dias em pedaços de 5 minutos. Cada tarefa que ele possui é então designada como muitos slots necessários. Estar bem programado é o que lhe permite administrar várias empresas e ainda dedicar 80% de seu tempo em engenharia e design. O cara é ph*da!

Se isso soa muito restritivo, uma segunda solução é reduzir o escopo de suas tarefas.

Em nosso exemplo de recrutamento, isso pode significar comprometer-se a terminar o processo ou escrever os requisitos e deixar as entrevistas e seleção para outro dia.

Trabalhando nosso dia ao redor do tempo, em vez de tarefas, passamos da programação em torno de um desconhecido (tarefa) para um conhecido (tempo).

Programe tempo para interrupções e quebras

Quando preenchemos nossas programações diárias, com que freqüência colocamos blocos de tempo para intervalos ou interrupções? Além do almoço e talvez um lanche ou dois, geralmente são apenas trabalhos de ponta a ponta.

Mas a vida real é caótica. Interrupções sempre chegam ou nossos corpos nos dizem que precisamos fazer uma pausa e, de repente, nossa programação perfeitamente formulada é jogada pelo ralo.

Isso não é apenas desmoralizante, mas, segundo os pesquisadores, também é pior do que se tivéssemos agendado esses intervalos em primeiro lugar.

Um estudo publicado pelo Organizational Behavior e Human Decision Processes mostrou que quebras de tempo são mais revigorantes – e mais eficazes para ajudar as pessoas a serem mais criativas e eficazes – quando planejadas com antecedência. Como os pesquisadores disseram na Harvard Business Review:

“Defina [quebra] em intervalos regulares – use um temporizador se for necessário. Quando ela acabar, alterne as tarefas: organize seus recibos de reembolso, verifique seu e-mail ou limpe sua mesa e, em seguida, retorne à tarefa original.

“Se você está hesitante em parar porque acha que está progredindo, lembre-se de que pode ser uma impressão falsa.”

Se você não acha que pode programar essas pausas para o seu dia, use uma técnica como o Pomodoro ou defina alertas do RescueTime para quando tiver trabalhado uma certa quantia de tempo para lembrá-lo de dar um tempo.

Separe o tempo do “Criador” do “Gestor”

Seu calendário é sua maior ferramenta quando se trata de gestão do tempo. No entanto, é muito fácil preenchê-lo com tarefas administrativas e não deixar tempo suficiente para um trabalho significativo.

Anos atrás, o ensaísta, programador e capitalista de risco Paul Graham analisou essa questão e propôs duas formas muito diferentes de programar seu dia de trabalho: o Calendário do Criador (Maker’s Schedule) e o Calendário do Gestor (Manager’s schedule).

“A agenda do gestor é para os chefes”, explicou ele. “Ele está incorporado no livro de compromissos tradicional, em que dias são feitos de intervalos de uma hora … Quando você usa o tempo dessa maneira, é apenas um problema prático encontrar alguém para uma reunião. Encontre um espaço aberto na sua agenda, reserve-o e pronto. ”

“Mas há outra maneira de usar o tempo que é comum entre pessoas que fazem coisas, como programadores e escritores. Eles geralmente preferem usar o tempo em unidades de meio dia, pelo menos. Você não pode escrever ou programar bem em unidades de uma hora. Isso é apenas tempo suficiente para começar.”

Infelizmente, a maioria de nós está em algum lugar no meio. Precisamos cortar o tempo em nossos dias para gerenciar e fazer. Uma maneira de gerenciar seu tempo para as tarefas Criador e Gestor é usar um “sistema” subjacente em seu calendário.

Veja como a CEO da Mattermark, Danielle Morrill, define a dela:

Gestão do tempo CEO Wattermark

Cada dia tem um modelo que envolve tempo para administração, papelada e reuniões externas (horário do gestor), bem como grandes partes dedicadas exclusivamente a reuniões internas e trabalho diário (horário do Criador).

Atividades em “lote” ao longo da semana

Seja escrevendo, projetando ou planejando, há uma certa dinâmica quando trabalhamos em tarefas por um longo período de tempo. Pense nisso como uma tomada de produtividade na Primeira Lei do Movimento de Newton: “Um objeto em movimento permanece em movimento”.

Sempre que mudamos de tarefa, há uma carga cognitiva. Então, em vez disso, devemos usar a gestão do tempo para realizar atividades semelhantes em lote e aproveitar o momentum que obtemos.

Um grande exemplo disso é o autor de best-sellers Paul Jarvis, que, apesar de escrever livros, hospedar vários podcasts e ministrar cursos, enviou seu e-mail semanal “Sunday Dispatch” por anos sem falhar.

De acordo com Jarvis, a chave está na redação de seus escritos:

“Vou tirar um dia por mês e escrever quatro ou cinco artigos ou tirar um dia por mês e gravar quatro ou cinco episódios de podcast. O que eu acho que funciona com isso é duas coisas:

“Eu sinto que quando coloco trabalho similar em lote tudo é feito mais rápido. Então, eu vou ficar lá por uma hora, tentar escrever um artigo e vai ser um saco no começo. E então eu vou começar a entrar no ritmo. E o próximo artigo levará 30 minutos. Então os próximos dois levarão 15 minutos cada. E assim por diante.

“A segunda parte é que eu sei que vou ser mais consistente com o meu trabalho.”

Quando entramos no flow de um certo tipo de projeto, é mais fácil continuar. Também construímos nossa “autoeficácia”, que é basicamente nossa crença em nossas próprias habilidades. 

Isso nos ajuda a ser mais confiantes em nosso trabalho, fazer mais em menos tempo e ser mais consistente com nossa produção.

Usando localização em sua vantagem

Seu calendário e programação não são a única ferramenta na caixa de ferramentas de gestão do tempo. Aqui estão algumas maneiras de usar o local onde você trabalha para ajudar a influenciar sua maneira de trabalhar.

Experimente o método “Estação de Trabalho Pipoca” para bloquear seu tempo

Mudar de local ao longo do dia pode ser uma ótima maneira de manter nossa motivação e produtividade. Também é um bom método para gerenciar seu tempo, pois você sabe que determinadas tarefas acontecerão em determinados lugares.

Uma sugestão interessante vem do fundador da Impossible HQ, Joel Runyon, chamado “Workstation Popcorn” ou “Estação de Trabalho Pipoca”. Veja como funciona:

  • Etapa 1: Escreva todas as tarefas que você precisa fazer hoje
  • Etapa 2: Divida essa lista em 3 seções iguais (ou trabalhe em lote como discutimos anteriormente)
  • Etapa 3: escolha três locais diferentes para cada lote de trabalho

gestão do tempo - workstation popcorn

Runyon chama isso de “uma espécie de versão em nível macro da técnica Pomodoro, exceto que, em vez de trabalhar em segmentos de 25 minutos, você planeja o seu dia inteiro”.

Além disso, cada mudança de local impõe uma pequena pausa, um pouco de exercício e, ao mesmo tempo, divide seu dia de trabalho em partes gerenciáveis.

Trabalhe com o ciclo de energia natural do seu corpo

A melhor dica de gestão do tempo que alguém pode lhe dar é fazer o que funciona melhor para você.

Trabalha melhor de manhã? Agende seu trabalho mais intenso nesse período então. Gosta de fazer tarefas administrativas no dia e o trabalho criativo à noite? Então é assim que você deve administrar seu dia.

O que tudo isso resume, no entanto, é gerenciar não apenas o seu tempo, mas a sua energia.

Um corpo crescente de pesquisas demonstrou que nossos níveis de energia têm um fluxo e refluxo natural ao longo do dia. Estes são chamados ritmos Circadianos. E por mais que você tente, lutar contra eles é tão produtivo quanto assistir vídeos de gatos.

Existem variações para cada pessoa, mas um Ritmo Circadiano padrão é algo assim:

Gestão do tempo - ritmo circadiano

Uma vez que o dia de trabalho tenha começado, leva algumas horas para entrar no modo de pico de trabalho (por volta das 11 da manhã até às 13:00). Depois disso, a energia cai acentuadamente por volta das 15h, antes de retornar por volta das 18h.

Tire algum tempo para entender como é seu ritmo e administre seu tempo de acordo com isso. Agende seu trabalho mais importante durante os horários de pico. O resto pode ser dividido em períodos de baixa energia.

Proteja seu tempo

Sempre haverá um milhão de outras coisas que surgem e tentam levar o seu tempo embora. E nenhuma dessas dicas de gestão do tempo significa nada se você não as colocar em prática. Aqui estão algumas maneiras de ajudar a proteger seu tempo e gastá-lo no trabalho certo.

Use a preguiça estratégica para trabalhar nas coisas certas

A gestão do tempo pode ser sobre produtividade, mas a preguiça pode ser sua arma secreta.

O conceito de “Preguiça Estratégica” não tem nada a ver com vagabundar, no entanto. Em vez disso, trata-se de priorizar o trabalho e as tarefas que são importantes e permitir que você seja preguiçoso ou “não bom” para aqueles que não importam.

Como isso acontece na prática? Em uma história, o fundador do Basecamp, David Heinemeier Hansson, fala sobre como ele está orgulhoso de algumas das notas ruins que ele teve na escola:

“Recebi muitas notas “b” e até mesmo “C” para as aulas que me deixaram incrivelmente orgulhoso, porque não vinham muito do meu tempo gasto. Tempo que eu poderia gastar lendo meu próprio currículo, iniciando meus próprios projetos e administrando meus próprios negócios.

“E eu fiz. Durante minha graduação, criei o Instiki, o Rails, o Basecamp e entrei no caminho de ser sócio da 37signals. Você acha que eu poderia encaixar tudo isso e ainda tirar “A” como?

A ideia é deixar de lado sua necessidade de ser perfeito e se concentrar no trabalho que importa. Priorize o que é importante e permita-se fazer mal o resto.

Como o consultor de gestão Peter Drucker colocou tão bem:

“Nada é menos produtivo do que tornar mais eficiente o que não deve ser feito.”

Automatize o tempo focado não negociável ao longo do dia

É bom dizer que você deve reservar um tempo para o seu trabalho mais importante, mas quando chega a hora de realmente fazer esse trabalho, como você evita interromper colegas ou ocupar-se em disputar sua atenção?

Uma maneira de garantir que suas sessões de trabalho focadas sejam executadas sem problemas é automatizar todo o trabalho de começar.

Há várias maneiras de bloquear automaticamente as distrações por um período de tempo definido, como:

  • Iniciar automaticamente uma sessão de foco com base no horário em que você bloqueou sua agenda ou assim que você chega ao escritório
  • Definir automaticamente o status do Slack como “ausente” durante uma sessão de foco
  • Publicar automaticamente uma mensagem no Slack no início da sessão de foco, informando seus colegas que você está indisponível
  • Ao se livrar do atrito de começar sua configuração, você está protegendo seu tempo mais valioso da distração.

Use o método Ivy Lee para terminar o seu dia corretamente

Uma das maiores dicas de produtividade e gestão do tempo é simplesmente saber no que trabalhar. É aí que entra o método Ivy Lee (Ivy Lee Method):

  1. No final de cada dia de trabalho, anote as seis coisas mais importantes que você precisa realizar amanhã. Nem mais. Nem menos.
  2. Dedique alguns minutos para priorizar esses seis itens em ordem de importância.
  3. Quando chegar amanhã, concentre-se apenas na primeira tarefa. Trabalhe até a primeira tarefa terminar antes de passar para a próxima.
  4. Trabalhe o resto da sua lista da mesma maneira. No final do dia, todos os itens inacabados passam para uma nova lista de seis para o dia seguinte.
  5. Repetir.

Há várias razões pelas quais essa técnica é tão eficaz. Por um lado, é super simples e obriga a tarefa única. Em segundo lugar, com apenas seis slots diários, faz com que você se torne deliberado no planejamento de cada dia. E, por último, com suas tarefas definidas antes de você começar a trabalhar, há menos barreiras ou atritos para começar.

Não esqueça os benefícios do tempo livre

Neste ponto, precisamos reconhecer que o gerenciamento do tempo não é apenas sobre o trabalho. Para encontrar um equilíbrio entre vida profissional que nos mantenha saudáveis ​​e felizes, precisamos nos certificar de que estamos deixando tempo para descanso, relaxamento e socialização.

Como o jornalista Oliver Burkeman escreve no The Guardian:

“Uma das armadilhas mais sorrateiras de uma atitude baseada na eficiência em relação ao tempo é que começamos a nos sentir pressionados a usar nosso tempo de lazer ‘produtivamente’ também. Uma atitude que implica que desfrutar de lazer por si só, que você poderia ter assumido como o ponto de todo o lazer, não é suficiente.”

No esforço para gerenciar melhor o seu tempo, lembre-se de que nem tudo pode ou deve ser gerenciado.

Precisamos de tempo desconectado do nosso trabalho para recarregar e recuperar adequadamente. Para garantir que, quando estivermos trabalhando, aproveitemos ao máximo nosso tempo.

Então, quando você estiver fora do horário, tente tornar o seu ambiente doméstico menos centrado na tecnologia ou reserve tempo para um hobby ou simplesmente ficar sozinho com seus pensamentos.

Embora não estejam diretamente ligados a gestão do tempo, essas práticas simples podem ajudar a nos manter focados e mais produtivos ao longo da semana.

Não podemos controlar o tempo avançando, mas podemos tentar encontrar maneiras de controlar como gastamos nosso tempo. Com essas dicas de gestão do tempo, você deve estar pronto para delegar, priorizar e agendar seu horário adequadamente.

O que funciona para você? Nos deixe saber suas próprias dicas de gestão do tempo nos comentários e vamos adicioná-los à lista.

Receba conteúdos, lançamentos e exclusividades da Marfin!

Ou compartilhe com um colega, familiar ou amigo agora mesmo: 

Compartilhar no email
Compartilhar no twitter
Compartilhar no facebook
Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no telegram
Compartilhar no linkedin

Entre

Qual plataforma você gostaria de acessar? 

Ainda não tem uma conta?
Clique aqui para criar uma para a sua empresa ou se você é um profissional digital clique aqui.

Pensado

pra você

Em menos de 2 minutos você cria sua conta grátis, tem acesso às trilhas e gerencia demandas de marketing sem burocracia